Cách viết OKRs hiệu quả

Cách viết OKRs hiệu quả

Viết OKRs – Nghệ thuật biến ý tưởng thành hành động

OKRs (Objectives and Key Results) là một công cụ mạnh mẽ, nhưng để tận dụng tối đa sức mạnh của nó, bạn cần biết cách viết OKRs sao cho rõ ràng, truyền cảm hứng, và khả thi. Một bộ OKRs được viết tốt không chỉ định hướng đội ngũ mà còn thúc đẩy họ hành động với sự tập trung và cam kết. Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá các bước cụ thể, mẹo thực tế, và những sai lầm cần tránh để bạn có thể viết OKRs như một chuyên gia.

Tại sao cách viết OKRs quan trọng?

Một bộ OKRs kém chất lượng – mơ hồ, quá tải, hoặc không đo lường được – có thể khiến đội ngũ mất phương hướng, mất động lực, và cuối cùng là thất bại trong việc đạt mục tiêu. Ngược lại, OKRs được viết hiệu quả sẽ:

• Truyền cảm hứng để mọi người nỗ lực.
• Cung cấp thước đo rõ ràng để theo dõi tiến độ.
• Kết nối tầm nhìn lớn với các bước hành động cụ thể.

Hãy cùng tìm hiểu cách làm điều đó qua các bước chi tiết dưới đây.

Hướng dẫn từng bước để viết OKRs hiệu quả

1. Bắt đầu với Objective (Mục tiêu):
   Objective là trái tim của OKRs – nó định hướng và truyền cảm hứng. Để viết Objective hiệu quả:

   • Giữ ngắn gọn và truyền cảm hứng: Dùng ngôn ngữ tích cực, tránh dài dòng. Ví dụ: "Tăng trưởng vượt bậc trong thị trường mới" thay vì "Làm việc để có thêm khách hàng."
   • Tránh số liệu: Để số liệu cho Key Results, Objective nên mang tính định tính.
   • Đặt câu hỏi: "Điều gì thực sự quan trọng với chúng ta trong 3 tháng tới?"
   • Ví dụ: "Xây dựng trải nghiệm khách hàng tốt nhất trong ngành."

2. Xây dựng Key Results (Kết quả Then chốt):
   Key Results là la bàn của bạn – chúng đo lường xem bạn có đạt được Objective hay không. Để viết Key Results hiệu quả:

   • Cụ thể và đo lường được: Phải có con số rõ ràng, tránh mơ hồ như "cải thiện dịch vụ."
   • Tập trung vào kết quả, không phải hoạt động: Ví dụ, "Tăng doanh thu lên 20%" thay vì "Gọi 100 cuộc điện thoại."
   • Giới hạn 2-5 Key Results: Quá nhiều sẽ gây mất tập trung.
   • Ví dụ:
     • "Đạt điểm hài lòng khách hàng 4.8/5 qua khảo sát."
     • "Giảm thời gian phản hồi xuống dưới 2 giờ."
     • "Tăng tỷ lệ khách hàng quay lại lên 25%."

3. Đảm bảo tính tham vọng nhưng khả thi:
   OKRs nên thách thức bạn vượt qua giới hạn, nhưng không được bất khả thi. John Doerr gợi ý rằng nếu bạn đạt 70-80% Key Results, đó là mức thành công lý tưởng – quá dễ nghĩa là bạn chưa đủ tham vọng, quá khó thì dễ gây nản lòng.

   • Ví dụ: Thay vì "Tăng doanh thu lên 5%" (quá dễ), hãy thử "Tăng doanh thu lên 30%" (tham vọng nhưng vẫn trong tầm tay với nỗ lực).

4. Liên kết với mục tiêu lớn hơn:
   OKRs của cá nhân hoặc đội nhóm cần gắn kết với OKRs cấp công ty để tạo sự thống nhất.

   • Ví dụ cấp công ty: "Trở thành thương hiệu thời trang bền vững hàng đầu."
   • Ví dụ đội sản xuất: "Ra mắt dòng sản phẩm thân thiện môi trường với 3 thiết kế mới."

5. Kiểm tra và tinh chỉnh:
   Sau khi viết xong, hãy đọc lại và tự hỏi:

   • Objective có đủ truyền cảm hứng không?
   • Key Results có đo lường được và liên quan trực tiếp đến Objective không?
   • Đội ngũ có hiểu và đồng thuận không?
     Nếu cần, điều chỉnh để đảm bảo rõ ràng và phù hợp.

Công thức đơn giản từ John Doerr

John Doerr, người đã phổ biến OKRs tại Google, đề xuất công thức:
"Tôi sẽ [Objective] được đo lường bằng [Key Results]."
Ví dụ: "Tôi sẽ nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng được đo lường bằng việc đạt điểm hài lòng 4.9/5, giảm 50% khiếu nại, và tăng 30% khách hàng quay lại."

Ví dụ thực tế

Hãy xem một công ty khởi nghiệp tại Việt Nam viết OKRs:

• Objective: "Mở rộng tầm ảnh hưởng trên thị trường giao hàng thực phẩm."
• Key Results:
  • "Đạt 15.000 đơn hàng trong quý 3."
  • "Mở rộng dịch vụ đến 5 quận mới tại TP.HCM."
  • "Giảm thời gian giao hàng trung bình xuống dưới 25 phút."
    Bộ OKRs này vừa tham vọng (15.000 đơn hàng), vừa cụ thể (5 quận mới, 25 phút), và truyền cảm hứng cho đội ngũ.

Sai lầm cần tránh

1. Objective quá chung chung: "Làm việc tốt hơn" không đủ rõ ràng – hãy thử "Tăng hiệu suất đội ngũ" thay vì vậy.
2. Key Results không đo lường được: "Cải thiện website" là sai – thay bằng "Tăng lượt truy cập website lên 50%."
3. Quá nhiều OKRs: Nếu bạn có hơn 3-5 bộ OKRs mỗi chu kỳ, bạn đang mất tập trung.
4. Không tham khảo đội ngũ: OKRs áp đặt từ trên xuống thường thiếu sự cam kết – hãy để nhân viên cùng đóng góp ý kiến.

Mẹo từ chuyên gia

• Dùng động từ mạnh: "Tăng trưởng", "Đột phá", "Dẫn đầu" tạo cảm giác năng động hơn "Cải thiện" hay "Làm tốt."
• Thử nghiệm nhỏ: Nếu bạn mới bắt đầu, hãy viết OKRs cho một đội nhỏ trong 1 tháng để làm quen.
• Công khai OKRs: Chia sẻ với toàn đội để tăng tính minh bạch và trách nhiệm.
• Hỏi ngược lại: Sau khi viết, tự hỏi "Nếu đạt được Key Results, Objective có hoàn thành không?" để kiểm tra sự liên kết.

OKRs hiệu quả trong bối cảnh Việt Nam

Tại Việt Nam, nơi nhiều doanh nghiệp còn quen với quản lý truyền thống, bạn có thể đơn giản hóa OKRs ban đầu:

• Objective: "Tăng sức hút thương hiệu trên mạng xã hội."
• Key Results:
  • "Đạt 10.000 lượt theo dõi trong 2 tháng."
  • "Tăng tương tác bài viết lên 50%."
    Hãy bắt đầu với mục tiêu gần gũi, dễ đo lường, sau đó nâng dần mức độ tham vọng khi đội ngũ quen thuộc với cách làm.

Kết luận

Viết OKRs hiệu quả là một kỹ năng cần thực hành, nhưng khi làm đúng, nó sẽ biến tầm nhìn của bạn thành những bước đi cụ thể. Với Objective truyền cảm hứng và Key Results rõ ràng, bạn không chỉ đặt mục tiêu mà còn tạo động lực để đội ngũ cùng chinh phục chúng. Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ học cách theo dõi và đo lường OKRs để đảm bảo mọi nỗ lực đều dẫn đến thành công.