Các rắc rối phổ biến khi viết OKRs

Các rắc rối phổ biến khi viết OKRs

OKRs – Hiệu quả nhưng không dễ dàng

OKRs (Objectives and Key Results) là một công cụ mạnh mẽ để định hướng và đo lường mục tiêu, nhưng việc viết OKRs không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Ngay cả những tổ chức dày dặn kinh nghiệm như Google cũng từng gặp khó khăn khi mới áp dụng. Những rắc rối khi viết OKRs có thể khiến đội ngũ mất tập trung, mất động lực, hoặc thậm chí thất bại trong việc đạt mục tiêu. Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá các rắc rối phổ biến nhất khi viết OKRs, nguyên nhân của chúng, và cách khắc phục để đảm bảo bạn triển khai OKRs một cách hiệu quả.

1. Objective quá mơ hồ hoặc thiếu cảm hứng

Rắc rối: Objective không rõ ràng hoặc không khơi dậy động lực, khiến đội ngũ không hiểu mình đang hướng tới điều gì hoặc không thấy hứng thú.

• Ví dụ: "Làm tốt hơn" hoặc "Cải thiện công ty" – quá chung chung và không định hướng.
• Nguyên nhân: Người viết không xác định rõ ưu tiên hoặc không đặt mình vào vị trí của đội ngũ để tạo cảm hứng.

Cách khắc phục:

• Viết Objective ngắn gọn, truyền cảm hứng, và phản ánh giá trị cốt lõi. Hãy tự hỏi: “Điều này có khiến đội ngũ phấn khích không?”
• Ví dụ sửa chữa: "Dẫn đầu thị trường bằng trải nghiệm khách hàng vượt trội."

2. Key Results không đo lường được

Rắc rối: KRs mơ hồ, không có số liệu cụ thể, khiến việc theo dõi tiến độ trở nên bất khả thi.

• Ví dụ: "Cải thiện dịch vụ" hoặc "Tăng trưởng nhanh hơn" – không ai biết khi nào đạt được.
• Nguyên nhân: Thiếu tư duy định lượng hoặc không xác định nguồn dữ liệu trước khi viết.

Cách khắc phục:

• Đảm bảo mỗi KR có chỉ số rõ ràng và nguồn dữ liệu khả dụng.
• Ví dụ sửa chữa: "Tăng điểm hài lòng khách hàng lên 4.8/5 qua khảo sát hàng tháng."

3. Nhầm lẫn Key Results với hoạt động

Rắc rối: KRs được viết như danh sách việc cần làm thay vì kết quả cuối cùng, làm mất đi trọng tâm của OKRs.

• Ví dụ: "Gửi 50 email marketing" hoặc "Tổ chức 3 buổi họp" – đây là hành động, không phải kết quả.
• Nguyên nhân: Tư duy theo thói quen quản lý công việc thay vì quản lý mục tiêu.

Cách khắc phục:

• Tập trung vào kết quả thay vì cách thức. Hỏi: “Hành động này dẫn đến điều gì?”
• Ví dụ sửa chữa: "Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ email marketing lên 15%."

4. Quá nhiều OKRs trong một chu kỳ

Rắc rối: Đặt quá nhiều Objectives hoặc Key Results, dẫn đến mất tập trung và quá tải cho đội ngũ.

• Ví dụ: 5 Objectives với 20 KRs trong một quý – không ai biết ưu tiên cái nào.
• Nguyên nhân: Tham lam muốn đạt mọi thứ cùng lúc hoặc không biết cách chọn lọc.

Cách khắc phục:

• Giới hạn tối đa 3 Objectives và 2-5 KRs cho mỗi Objective. Tập trung vào những gì quan trọng nhất.
• Ví dụ sửa chữa: Chọn 1 Objective như "Tăng trưởng thị trường trực tuyến" với 3 KRs cụ thể.

5. OKRs thiếu tính tham vọng hoặc quá bất khả thi

Rắc rối:

• Quá dễ: OKRs không thách thức, dẫn đến trì trệ. Ví dụ: "Tăng doanh thu 2%" khi đội ngũ dư sức đạt 20%.
• Quá khó: OKRs viển vông, gây nản lòng. Ví dụ: "Đạt 1 triệu người dùng trong 1 tháng" cho startup mới thành lập.
• Nguyên nhân: Không đánh giá đúng năng lực hiện tại hoặc thiếu tư duy chiến lược.

Cách khắc phục:

• Đặt OKRs ở mức 70-80% khả thi – đủ khó để thúc đẩy nhưng không làm đội ngũ bỏ cuộc.
• Ví dụ sửa chữa: "Tăng doanh thu 25% trong quý 3" hoặc "Đạt 10.000 người dùng trong 2 tháng."

6. Thiếu liên kết giữa Objective và Key Results

Rắc rối: KRs không hỗ trợ trực tiếp Objective, khiến việc đạt KRs không dẫn đến hoàn thành mục tiêu lớn.

• Ví dụ:
  • Objective: "Cải thiện sức khỏe nhân viên."
  • KR: "Tăng số bài đăng mạng xã hội" – không liên quan.
• Nguyên nhân: Không kiểm tra sự kết nối giữa O và KRs khi viết.

Cách khắc phục:

• Đảm bảo mỗi KR là bước trực tiếp để đạt Objective. Hỏi: “Nếu đạt KRs, Objective có hoàn thành không?”
• Ví dụ sửa chữa: "Giảm 20% ngày nghỉ ốm nhờ chương trình chăm sóc sức khỏe."

7. OKRs không được đội ngũ đồng thuận

Rắc rối: OKRs được áp đặt từ trên xuống mà không có sự tham gia của đội ngũ, dẫn đến thiếu cam kết và khó thực hiện.

• Ví dụ: Lãnh đạo yêu cầu "Tăng doanh thu 50%" nhưng đội bán hàng không tin điều đó khả thi.
• Nguyên nhân: Thiếu giao tiếp hoặc không lắng nghe ý kiến từ nhân viên.

Cách khắc phục:

• Tổ chức buổi thảo luận để đội ngũ cùng đóng góp ý kiến khi viết OKRs.
• Ví dụ sửa chữa: Họp với đội bán hàng, thống nhất “Tăng doanh thu 30% với chiến lược mới.”

8. Không điều chỉnh OKRs theo thực tế

Rắc rối: OKRs được viết cứng nhắc, không thay đổi dù hoàn cảnh thay đổi (ví dụ: khủng hoảng kinh tế, thay đổi thị trường).

• Ví dụ: "Mở 10 cửa hàng mới" trong khi dịch bệnh khiến việc kinh doanh offline bất khả thi.
• Nguyên nhân: Coi OKRs như hợp đồng cố định thay vì công cụ linh hoạt.

Cách khắc phục:

• Định kỳ xem xét và điều chỉnh OKRs (hàng tháng hoặc giữa chu kỳ) nếu cần.
• Ví dụ sửa chữa: "Chuyển sang đạt doanh thu online 20 tỷ đồng trong quý 2.”

Các rắc rối trong bối cảnh Việt Nam

Tại Việt Nam, nơi OKRs còn khá mới mẻ, một số rắc rối phổ biến khác bao gồm:

• Tư duy KPI: Nhiều người nhầm OKRs với KPI, dẫn đến viết KRs như "Duy trì tỷ lệ giao hàng 95%" thay vì mục tiêu đột phá.
• Thiếu dữ liệu: Doanh nghiệp nhỏ không có hệ thống đo lường, khiến KRs khó định lượng.
  Cách khắc phục: Bắt đầu với KRs đơn giản như "Tăng 500 khách hàng" và dần xây dựng hệ thống dữ liệu.

Ví dụ minh họa

• OKRs ban đầu (có rắc rối):
  • Objective: "Làm tốt hơn."
  • Key Results: "Gặp khách hàng, cải thiện sản phẩm, tổ chức họp nhiều hơn."
• OKRs sau khi khắc phục:
  • Objective: "Tăng trưởng vượt bậc trong thị trường mới."
  • Key Results:
    • "Đạt doanh thu 5 tỷ đồng từ khu vực mới."
    • "Thu hút 2.000 khách hàng trong 2 tháng."
    • "Tăng tỷ lệ hài lòng lên 90% qua khảo sát."

Mẹo tránh rắc rối

• Kiểm tra bằng câu hỏi: Sử dụng "8 câu hỏi tinh chỉnh" từ bài trước để lọc rắc rối ngay từ đầu.
• Thử nghiệm nhỏ: Áp dụng OKRs cho một đội trước khi mở rộng để phát hiện vấn đề.
• Học từ thất bại: Ghi lại rắc rối mỗi chu kỳ và cải thiện ở chu kỳ sau.

Kết luận

Các rắc rối khi viết OKRs là điều khó tránh, đặc biệt khi bạn mới bắt đầu. Tuy nhiên, bằng cách nhận diện chúng – từ Objective mơ hồ, KRs không đo lường được, đến thiếu sự đồng thuận – và áp dụng các cách khắc phục, bạn có thể biến OKRs thành công cụ mạnh mẽ thực sự. Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách theo dõi OKRs để đảm bảo những mục tiêu này không chỉ được viết tốt mà còn được thực hiện thành công.