10 sai lầm thường gặp khi viết OKRs

10 sai lầm thường gặp khi viết OKRs

OKRs – Tuyệt vời nhưng dễ sai

OKRs (Objectives and Key Results) là một công cụ quản trị mục tiêu đầy tiềm năng, nhưng nó không phải là “viên đạn bạc” tự động mang lại thành công. Khi viết OKRs, ngay cả những người có kinh nghiệm cũng có thể mắc sai lầm, dẫn đến mất tập trung, giảm hiệu quả, hoặc thất bại hoàn toàn trong việc đạt mục tiêu. Trong bài này, chúng ta sẽ điểm qua 10 sai lầm thường gặp khi viết OKRs, phân tích nguyên nhân, và đưa ra cách tránh để bạn có thể tận dụng tối đa sức mạnh của phương pháp này.

1. Objective thiếu truyền cảm hứng

Sai lầm: Objective được viết khô khan, không khơi dậy động lực cho đội ngũ.

• Ví dụ: "Tăng doanh số" thay vì "Chinh phục thị trường mới với doanh số vượt trội."
• Hậu quả: Đội ngũ không cảm thấy hứng thú, thiếu cam kết.

Cách tránh: Dùng ngôn ngữ mạnh mẽ, tích cực, và đặt câu hỏi: “Điều này có khiến mọi người hào hứng không?”

2. Key Results không đo lường được

Sai lầm: KRs mơ hồ, không có số liệu cụ thể để theo dõi.

• Ví dụ: "Cải thiện chất lượng sản phẩm" thay vì "Giảm tỷ lệ lỗi sản phẩm xuống dưới 2%."
• Hậu quả: Không ai biết khi nào đạt được, gây khó khăn trong quản lý tiến độ.

Cách tránh: Đảm bảo mỗi KR có chỉ số định lượng rõ ràng và nguồn dữ liệu khả dụng.

3. Nhầm lẫn Key Results với danh sách công việc

Sai lầm: KRs được viết như các nhiệm vụ thay vì kết quả cuối cùng.

• Ví dụ: "Gọi 100 khách hàng" thay vì "Tăng tỷ lệ khách hàng tiềm năng lên 15%."
• Hậu quả: OKRs mất đi tính chiến lược, trở thành to-do list đơn thuần.

Cách tránh: Tập trung vào kết quả (outcome) thay vì hành động (output). Hỏi: “Hành động này dẫn đến điều gì?”

4. Đặt quá nhiều OKRs

Sai lầm: Viết quá nhiều Objectives hoặc Key Results trong một chu kỳ, gây quá tải.

• Ví dụ: 6 Objectives với 25 KRs trong một quý.
• Hậu quả: Đội ngũ mất tập trung, không biết ưu tiên cái nào.

Cách tránh: Giới hạn 1-3 Objectives và 2-5 KRs mỗi Objective, chỉ chọn những gì quan trọng nhất.

5. OKRs thiếu tính tham vọng

Sai lầm: Mục tiêu quá dễ, không thách thức đội ngũ vượt qua giới hạn.

• Ví dụ: "Tăng lượt truy cập website 5%" khi đội ngũ có thể đạt 30%.
• Hậu quả: Doanh nghiệp không phát triển hết tiềm năng.

Cách tránh: Đặt OKRs ở mức 70-80% khả thi – đủ khó để thúc đẩy sáng tạo.

6. OKRs quá bất khả thi

Sai lầm: Mục tiêu viển vông, vượt xa năng lực thực tế.

• Ví dụ: "Đạt 1 triệu người dùng trong 1 tháng" cho một startup mới ra mắt.
• Hậu quả: Đội ngũ nản lòng, mất niềm tin vào OKRs.

Cách tránh: Đánh giá nguồn lực hiện tại và đặt mục tiêu thách thức nhưng trong tầm tay.

7. Thiếu liên kết giữa Objective và Key Results

Sai lầm: KRs không hỗ trợ trực tiếp Objective, dẫn đến sự lệch pha.

• Ví dụ:
  • Objective: "Nâng cao trải nghiệm khách hàng."
  • KR: "Tăng số bài đăng trên mạng xã hội" – không liên quan.
• Hậu quả: Đạt KRs nhưng Objective vẫn không hoàn thành.

Cách tránh: Kiểm tra: “Nếu đạt tất cả KRs, Objective có được thực hiện không?”

8. Không tham khảo ý kiến đội ngũ

Sai lầm: OKRs được áp đặt từ lãnh đạo mà không có sự đồng thuận từ đội ngũ thực hiện.

• Ví dụ: "Tăng doanh thu 50%" khi đội bán hàng không tin đó là khả thi.
• Hậu quả: Thiếu cam kết, khó thực hiện.

Cách tránh: Tổ chức buổi thảo luận để đội ngũ đóng góp ý kiến và cùng thống nhất OKRs.

9. Bỏ qua yếu tố thực tế

Sai lầm: OKRs không được điều chỉnh theo bối cảnh hoặc thay đổi bên ngoài.

• Ví dụ: "Mở 10 cửa hàng mới" trong khi thị trường đang suy thoái.
• Hậu quả: Mục tiêu trở nên không phù hợp, gây lãng phí nguồn lực.

Cách tránh: Xem xét bối cảnh trước khi viết và sẵn sàng điều chỉnh giữa chu kỳ nếu cần.

10. Viết OKRs như KPI truyền thống

Sai lầm: Nhầm lẫn OKRs với KPI, tập trung vào duy trì thay vì đột phá.

• Ví dụ: "Duy trì tỷ lệ giao hàng đúng hạn 95%" thay vì "Tăng trưởng đơn hàng lên 30%."
• Hậu quả: OKRs mất đi tính tham vọng và đổi mới, trở thành công cụ kiểm soát.

Cách tránh: Hiểu rằng OKRs là để thách thức và phát triển, không phải để duy trì hiện trạng.

Sai lầm trong bối cảnh Việt Nam

Tại Việt Nam, một số sai lầm đặc trưng khác thường xuất hiện:

• Tư duy ngắn hạn: Chỉ đặt OKRs cho từng tháng thay vì chu kỳ quý, làm mất tính chiến lược.
• Thiếu dữ liệu: Doanh nghiệp nhỏ không có hệ thống đo lường, dẫn đến KRs mơ hồ như "Tăng trưởng tốt hơn."
  Cách tránh: Bắt đầu với chu kỳ 6-8 tuần và dùng các chỉ số đơn giản như "Tăng 500 khách hàng" để làm quen.

Ví dụ minh họa

• OKRs sai lầm:
  • Objective: "Làm việc tốt hơn."
  • Key Results:
    • "Gặp nhiều khách hàng hơn."
    • "Tăng doanh thu một chút."
    • "Cải thiện mọi thứ."
• OKRs sửa chữa:
  • Objective: "Đột phá thị trường giao hàng thực phẩm."
  • Key Results:
    • "Đạt 10.000 đơn hàng trong quý 3."
    • "Giảm thời gian giao hàng xuống dưới 25 phút."
    • "Tăng tỷ lệ khách hàng hài lòng lên 90%.”

Cách tránh 10 sai lầm này

• Kiểm tra kỹ: Sử dụng “8 câu hỏi tinh chỉnh” từ bài trước để lọc sai lầm ngay từ đầu.
• Học từ thực tế: Ghi lại sai lầm mỗi chu kỳ và cải thiện ở chu kỳ sau.
• Đơn giản hóa ban đầu: Nếu mới áp dụng OKRs, hãy bắt đầu với 1 Objective và 2-3 KRs để tránh quá tải.

Kết luận

10 sai lầm thường gặp khi viết OKRs – từ Objective thiếu cảm hứng, KRs không đo lường được, đến thiếu liên kết hay tham vọng không thực tế – đều có thể được khắc phục nếu bạn chú ý và thực hành. Nhận diện và tránh những lỗi này sẽ giúp OKRs của bạn không chỉ là một danh sách mục tiêu trên giấy, mà là động lực thực sự thúc đẩy đội ngũ và doanh nghiệp tiến lên. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách theo dõi OKRs để biến những mục tiêu đã viết tốt thành hiện thực.