8 câu hỏi tinh chỉnh khi viết OKRs

8 câu hỏi tinh chỉnh khi viết OKRs

Tinh chỉnh OKRs – Bí quyết để đạt hiệu quả tối đa

Viết OKRs (Objectives and Key Results) là một kỹ năng đòi hỏi sự cân bằng giữa cảm hứng và tính thực tế. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn đã nắm rõ các nguyên tắc cơ bản, việc kiểm tra và tinh chỉnh OKRs vẫn rất quan trọng để đảm bảo chúng thực sự hữu ích. Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá 8 câu hỏi then chốt giúp bạn đánh giá và hoàn thiện OKRs – từ việc đảm bảo Objectives truyền cảm hứng đến việc xác nhận Key Results đo lường được và khả thi. Những câu hỏi này giống như một “bộ lọc” giúp bạn nâng cao chất lượng OKRs trước khi triển khai.

Tại sao cần tinh chỉnh OKRs?

Một bộ OKRs chưa được tinh chỉnh có thể dẫn đến nhầm lẫn, thiếu tập trung, hoặc không đạt được mục tiêu mong muốn. Ngược lại, OKRs được kiểm tra kỹ lưỡng sẽ:

• Tăng tính rõ ràng và sự đồng thuận trong đội ngũ.
• Đảm bảo mục tiêu vừa thách thức vừa thực tế.
• Tối ưu hóa hiệu quả theo dõi và đo lường.

Hãy sử dụng 8 câu hỏi dưới đây như một danh sách kiểm tra (checklist) mỗi khi bạn viết xong một bộ OKRs.

8 câu hỏi tinh chỉnh khi viết OKRs

1. Objective có đủ truyền cảm hứng không?
   Một Objective tốt phải khơi dậy động lực và khiến đội ngũ hào hứng. Nếu nó quá khô khan hoặc chung chung, hãy viết lại.

   • Ví dụ cần tinh chỉnh: "Tăng doanh số." → "Chinh phục thị trường mới với doanh số vượt trội."
   • Kiểm tra: Đọc Objective và tự hỏi: “Tôi có cảm thấy phấn khích khi nghe điều này không?”

2. Objective có ngắn gọn và dễ nhớ không?
   Nếu Objective dài dòng hoặc phức tạp, đội ngũ sẽ khó nắm bắt. Hãy giữ nó dưới 10 từ nếu có thể.

   • Ví dụ cần tinh chỉnh: "Cải thiện chất lượng dịch vụ để khách hàng hài lòng hơn trong năm nay." → "Nâng tầm trải nghiệm khách hàng."

3. Key Results có đo lường được không?
   KRs phải có số liệu cụ thể để bạn biết khi nào chúng hoàn thành. Nếu mơ hồ, hãy định lượng hóa.

   • Ví dụ cần tinh chỉnh: "Cải thiện website." → "Tăng lượt truy cập website lên 20%."
   • Kiểm tra: “Tôi có thể theo dõi tiến độ bằng dữ liệu không?”

4. Key Results có tập trung vào kết quả thay vì hoạt động không?
   KRs nên là kết quả cuối cùng, không phải danh sách việc cần làm.

   • Ví dụ cần tinh chỉnh: "Tổ chức 5 buổi đào tạo." → "Tăng năng suất đội ngũ lên 15% sau đào tạo."
   • Kiểm tra: “Đây là điều tôi muốn đạt được hay chỉ là cách để đạt được nó?”

5. OKRs có đủ tham vọng không?
   Nếu OKRs quá dễ, bạn đang bỏ lỡ cơ hội phát triển. Hãy đẩy mục tiêu lên một mức thách thức hơn.

   • Ví dụ cần tinh chỉnh: "Tăng doanh thu 5%." → "Tăng doanh thu 25% trong quý 3."
   • Kiểm tra: “Mục tiêu này có khiến tôi hơi lo lắng nhưng vẫn hào hứng không?”

6. OKRs có khả thi trong chu kỳ này không?
   Tham vọng là tốt, nhưng nếu không thực tế với nguồn lực và thời gian, OKRs sẽ gây nản lòng.

   • Ví dụ cần tinh chỉnh: "Đạt 1 triệu người dùng trong 1 tháng” (cho startup nhỏ). → "Đạt 10.000 người dùng trong 1 tháng."
   • Kiểm tra: “Với đội ngũ và ngân sách hiện tại, tôi có thể đạt được không?”

7. Key Results có liên kết chặt chẽ với Objective không?
   Nếu đạt tất cả KRs mà Objective vẫn chưa hoàn thành, bạn cần điều chỉnh KRs.

   • Ví dụ cần tinh chỉnh:
     • Objective: "Cải thiện sức khỏe đội ngũ."
     • KR: "Tổ chức 5 buổi tiệc công ty." → "Giảm 20% ngày nghỉ ốm."
   • Kiểm tra: “Nếu tôi đạt KRs, Objective có được hoàn thành không?”

8. Đội ngũ có hiểu và đồng thuận với OKRs không?
   OKRs không phải là mệnh lệnh từ trên xuống – chúng cần được đội ngũ chấp nhận và cảm thấy có ý nghĩa.

   • Ví dụ: Nếu đội bán hàng không tin “Tăng doanh thu 30%” là khả thi, hãy thảo luận để điều chỉnh hoặc giải thích rõ chiến lược.
   • Kiểm tra: “Mọi người có thể giải thích OKRs này bằng lời của họ không?”

Ví dụ minh họa

Hãy xem một bộ OKRs trước và sau khi tinh chỉnh bằng 8 câu hỏi:

• Trước tinh chỉnh:
  • Objective: "Làm tốt hơn trong kinh doanh."
  • Key Results:
    • "Gọi điện cho khách hàng nhiều hơn."
    • "Tăng doanh thu một chút."
    • "Cải thiện dịch vụ."
• Vấn đề: Objective không truyền cảm hứng, KRs mơ hồ và không đo lường được.
• Sau tinh chỉnh:
  • Objective: "Dẫn đầu thị trường bán lẻ trực tuyến."
  • Key Results:
    • "Tăng doanh thu online lên 25% trong quý 3."
    • "Đạt điểm hài lòng khách hàng 4.8/5 qua khảo sát."
    • "Thu hút 5.000 khách hàng mới từ chiến dịch quảng cáo.”
• Kết quả: Objective rõ ràng, KRs cụ thể, tham vọng, và liên kết tốt hơn.

Áp dụng trong bối cảnh Việt Nam

Tại Việt Nam, nơi nhiều doanh nghiệp còn mới với OKRs, 8 câu hỏi này đặc biệt hữu ích để đơn giản hóa và thực tế hóa:

• Objective ban đầu: "Phát triển công ty."
• KR ban đầu: "Làm việc chăm chỉ hơn."
• Sau tinh chỉnh:
  • Objective: "Mở rộng tầm ảnh hưởng thương hiệu địa phương."
  • Key Results:
    • "Đạt 2.000 lượt theo dõi trên mạng xã hội trong 2 tháng."
    • "Tăng doanh thu cửa hàng lên 15%."
      Những câu hỏi giúp OKRs gần gũi hơn với thực tế của doanh nghiệp nhỏ.

Cách sử dụng 8 câu hỏi

• Bước 1: Viết bản nháp OKRs theo cách bạn thường làm.
• Bước 2: Đọc từng câu hỏi và kiểm tra từng phần (O và KRs).
• Bước 3: Điều chỉnh dựa trên câu trả lời – có thể viết lại hoàn toàn nếu cần.
• Bước 4: Chia sẻ với đội ngũ và hỏi ý kiến để đảm bảo câu 8 được đáp ứng.

Mẹo thực hành

• Ghi chú: Viết 8 câu hỏi này ra giấy hoặc lưu vào công cụ quản lý để dùng mỗi chu kỳ.
• Thử nghiệm: Áp dụng với một đội nhỏ trước để làm quen.
• Lặp lại: Đừng ngại tinh chỉnh nhiều lần – OKRs tốt là kết quả của sự kiên nhẫn.

Kết luận

8 câu hỏi tinh chỉnh là công cụ mạnh mẽ để biến những OKRs sơ khai thành những bộ OKRs sắc bén, hiệu quả. Bằng cách trả lời từng câu hỏi, bạn đảm bảo Objectives truyền cảm hứng, Key Results đo lường được, và toàn bộ OKRs vừa thách thức vừa khả thi. Hãy sử dụng chúng như một người bạn đồng hành trong hành trình viết OKRs, và bạn sẽ thấy đội ngũ của mình không chỉ đạt mục tiêu mà còn vượt xa kỳ vọng.