Những vấn đề xung quanh OKRs - OKRs & B.A.U

Những vấn đề xung quanh OKRs - OKRs & B.A.U

OKRs nguyên bản – Thách thức trong thực tế

OKRs (Objectives and Key Results) nguyên bản, với tinh thần tập trung, tham vọng, và minh bạch từ Andy Grove và John Doerr, là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy tổ chức đạt được những bước tiến lớn. Tuy nhiên, khi triển khai OKRs trong thực tế, nhiều vấn đề phát sinh có thể làm suy yếu hiệu quả của nó, đặc biệt là cách OKRs tương tác với các hoạt động thường nhật (B.A.U – Business As Usual). Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá những vấn đề phổ biến xung quanh OKRs, tập trung vào mối quan hệ giữa OKRs và B.A.U trong OKR nguyên bản, nguyên nhân của chúng, và cách giải quyết để giữ đúng tinh thần cốt lõi.

OKRs & B.A.U là gì?

• OKRs: Là các mục tiêu tham vọng, định hướng tầm nhìn lớn và thường tập trung vào sự đổi mới hoặc đột phá (ví dụ: “Tăng trưởng gấp đôi doanh thu”). Trong OKR nguyên bản, chúng không nhằm duy trì hoạt động hiện tại mà để thúc đẩy tổ chức tiến xa hơn.
• B.A.U (Business As Usual): Là các hoạt động thường nhật cần thiết để duy trì vận hành doanh nghiệp – như giao hàng đúng hạn, trả lời khách hàng, hoặc xử lý hóa đơn. Chúng thường không mang tính đột phá mà tập trung vào sự ổn định.

Vấn đề lớn nhất trong OKR nguyên bản là cách cân bằng giữa OKRs (tham vọng, dài hạn) và B.A.U (ổn định, ngắn hạn), vì cả hai đều cần thiết nhưng dễ gây xung đột nếu không được quản lý đúng.

Những vấn đề xung quanh OKRs liên quan đến B.A.U

1. Xung đột ưu tiên giữa OKRs và B.A.U:

   • Vấn đề: Đội ngũ bị giằng xé giữa việc theo đuổi OKRs tham vọng và duy trì B.A.U hàng ngày.
   • Ví dụ: Đội giao hàng tập trung vào OKR “Giao 90% đơn trong 15 phút” nhưng bỏ qua việc xử lý khiếu nại – một phần của B.A.U.
   • Nguyên nhân: Thiếu sự phân bổ rõ ràng giữa mục tiêu đột phá và nhiệm vụ thường nhật.
   • Giải pháp: Tách biệt OKRs (đột phá) và B.A.U (duy trì), giao trách nhiệm riêng cho từng loại.

2. OKRs bị biến thành B.A.U:

   • Vấn đề: OKRs được viết như danh sách công việc thường nhật thay vì mục tiêu tham vọng.
   • Ví dụ: “Duy trì tỷ lệ giao hàng 95%” – một nhiệm vụ B.A.U – thay vì “Tăng trưởng đơn hàng gấp đôi.”
   • Nguyên nhân: Tư duy quen thuộc với KPI hoặc không hiểu tinh thần OKR nguyên bản.
   • Giải pháp: Đảm bảo OKRs tập trung vào thay đổi lớn, để B.A.U cho các quy trình quản lý khác.

3. Thiếu tài nguyên cho OKRs vì B.A.U:

   • Vấn đề: Đội ngũ dành quá nhiều thời gian cho B.A.U, không còn sức lực cho OKRs.
   • Ví dụ: Nhân viên bán hàng bận xử lý đơn hàng hiện tại, không có thời gian tìm khách hàng mới để đạt OKR “Tăng doanh thu 30%.”
   • Nguyên nhân: Không phân bổ nguồn lực rõ ràng giữa hai loại hoạt động.
   • Giải pháp: Dành 20-30% thời gian cho OKRs, để lại 70-80% cho B.A.U.

4. Không đo lường được OKRs vì lẫn lộn với B.A.U:

   • Vấn đề: OKRs và B.A.U bị trộn lẫn, làm mất khả năng theo dõi tiến độ riêng biệt.
   • Ví dụ: KR “Tăng doanh thu 20%” bị lẫn với nhiệm vụ “Gửi báo cáo hàng tuần,” gây nhầm lẫn.
   • Nguyên nhân: Thiếu quy trình tách biệt giữa hai loại mục tiêu.
   • Giải pháp: Sử dụng công cụ riêng (bảng OKRs cho OKRs, danh sách công việc cho B.A.U).

5. Đội ngũ mất động lực vì áp lực kép:

   • Vấn đề: OKRs tham vọng cộng với áp lực B.A.U khiến đội ngũ kiệt sức.
   • Ví dụ: Nhân viên vừa phải đạt “500.000 lượt tiếp cận quảng cáo” vừa xử lý 100 email khách hàng mỗi ngày.
   • Nguyên nhân: Không quản lý tải công việc giữa hai loại hoạt động.
   • Giải pháp: Kết hợp kỹ thuật CFRs để hỗ trợ, giảm tải B.A.U nếu cần.

Các vấn đề khác trong OKR nguyên bản

Ngoài mối quan hệ với B.A.U, OKRs nguyên bản còn gặp các vấn đề khác:

6. Thiếu sự tham gia của đội ngũ:

   • Vấn đề: OKRs bị áp đặt từ lãnh đạo, không có sự đồng thuận.
   • Giải pháp: Kết hợp Top-Down và Bottom-Up khi viết OKRs.

7. Không điều chỉnh khi hoàn cảnh thay đổi:

   • Vấn đề: OKRs cứng nhắc dù thị trường biến động (ví dụ: khủng hoảng kinh tế).
   • Giải pháp: Linh hoạt cập nhật OKRs giữa chu kỳ.

8. Thiếu minh bạch:

   • Vấn đề: OKRs không được chia sẻ, gây mất liên kết.
   • Giải pháp: Công khai OKRs trên toàn tổ chức.

OKRs & B.A.U trong bối cảnh Việt Nam

Tại Việt Nam, mối quan hệ giữa OKRs và B.A.U càng phức tạp do:

• Tư duy ngắn hạn: Doanh nghiệp nhỏ tập trung vào B.A.U (ví dụ: giao hàng đúng hạn) hơn là OKRs tham vọng.
  • Giải pháp: Bắt đầu với OKRs nhỏ, như “Tăng 1.000 khách hàng,” song song với B.A.U.
• Nguồn lực hạn chế: Không đủ nhân sự để xử lý cả hai.
  • Giải pháp: Phân bổ rõ ràng: 80% cho B.A.U, 20% cho OKRs.
• Văn hóa mệnh lệnh: OKRs bị trộn lẫn với B.A.U do quản lý áp đặt.
  • Giải pháp: Tạo không gian để đội ngũ tự đề xuất OKRs.

Ví dụ: Một cửa hàng bán lẻ:

• OKR: “Tăng trưởng mạnh mẽ qua kênh online.”
  • “Đạt doanh thu online 5 tỷ đồng.”
• B.A.U: “Giao 95% đơn hàng đúng hạn.”
• Vấn đề: Nhân viên quá bận giao hàng, không có thời gian quảng bá online.
• Giải pháp: Thuê thêm giao hàng để tập trung vào OKR.

Cách giải quyết vấn đề OKRs & B.A.U

1. Tách biệt rõ ràng:
   • OKRs cho mục tiêu đột phá, B.A.U cho hoạt động duy trì.
   • Ví dụ: OKR “Tăng gấp đôi khách hàng” – B.A.U “Trả lời 100% email trong 24 giờ.”
2. Phân bổ thời gian:
   • Dành một phần thời gian cố định (ví dụ: 2 giờ/ngày) cho OKRs.
3. Sử dụng công cụ:
   • OKRs trên phần mềm (Base Goal), B.A.U trên danh sách công việc (Trello).
4. Hỗ trợ đội ngũ:
   • Dùng CFRs (Hội thoại, Phản hồi, Công nhận) để giảm áp lực và tăng động lực.

Kết luận

Những vấn đề xung quanh OKRs, đặc biệt là mối quan hệ giữa OKRs và B.A.U trong OKR nguyên bản, là thách thức không thể tránh khỏi khi triển khai. Tuy nhiên, bằng cách tách biệt mục tiêu đột phá và hoạt động thường nhật, phân bổ nguồn lực hợp lý, và giữ vững tinh thần tham vọng, minh bạch của OKR nguyên bản, bạn có thể vượt qua chúng. OKRs không phải là thay thế B.A.U mà là bổ sung để đưa tổ chức tiến xa hơn. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tổng kết hành trình OKRs và cách áp dụng thực tế vào doanh nghiệp của bạn.