Chu kỳ trong OKRs

Chu kỳ trong OKRs

OKRs – Một hành trình có nhịp điệu

OKRs không phải là một mục tiêu tĩnh đặt ra một lần rồi bỏ quên. Thay vào đó, nó hoạt động trong một chu kỳ có cấu trúc, giúp bạn liên tục đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ, và điều chỉnh chiến lược. Chu kỳ OKRs là "nhịp tim" của phương pháp này, đảm bảo rằng tổ chức của bạn luôn linh hoạt, tập trung và tiến bộ. Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá cách chu kỳ OKRs vận hành, các giai đoạn chính trong chu kỳ, và cách áp dụng chúng vào doanh nghiệp của bạn.

Chu kỳ OKRs là gì?

Chu kỳ OKRs là khoảng thời gian cố định mà trong đó bạn thiết lập, thực hiện, theo dõi và đánh giá các mục tiêu của mình. Thông thường, chu kỳ này được chia thành hai cấp độ chính:

• Chu kỳ hàng năm: Tập trung vào các mục tiêu chiến lược dài hạn, định hướng tầm nhìn lớn của tổ chức.
• Chu kỳ hàng quý: Tập trung vào các mục tiêu chiến thuật ngắn hạn, giúp biến tầm nhìn thành hành động cụ thể.

Ngoài ra, trong mỗi chu kỳ quý, bạn sẽ có các điểm kiểm tra (check-in) hàng tuần hoặc hàng tháng để đảm bảo tiến độ luôn được theo sát. Hãy nghĩ về chu kỳ OKRs như một vòng lặp: đặt mục tiêu → hành động → đánh giá → cải thiện → lặp lại.

Các giai đoạn chính trong chu kỳ OKRs

Chu kỳ OKRs thường bao gồm bốn giai đoạn rõ ràng:

1. Lập kế hoạch (Planning):
   Đây là bước khởi đầu, nơi bạn xác định OKRs cho chu kỳ sắp tới. Giai đoạn này thường diễn ra trước khi chu kỳ chính thức bắt đầu (ví dụ, cuối quý trước).

   • Hoạt động: Họp với đội ngũ để thảo luận ưu tiên, viết Objective và Key Results, đảm bảo sự liên kết từ cấp công ty xuống cấp cá nhân.
   • Thời gian: 1-2 tuần trước chu kỳ.
   • Ví dụ: Một công ty thương mại điện tử đặt OKRs cho quý 3:
     • Objective: "Tăng trưởng mạnh mẽ trên thị trường miền Trung."
     • Key Results:
       • "Đạt doanh thu 10 tỷ đồng từ khu vực này."
       • "Mở 5 điểm giao hàng mới."
       • "Thu hút 20.000 khách hàng mới."

2. Thực hiện (Execution):
   Đây là giai đoạn dài nhất, nơi đội ngũ bắt tay vào làm việc để đạt được Key Results.

   • Hoạt động: Thực hiện các dự án, nhiệm vụ liên quan đến OKRs, đồng thời cập nhật tiến độ thường xuyên (thường là hàng tuần).
   • Thời gian: Toàn bộ chu kỳ (thường là 3 tháng cho chu kỳ quý).
   • Ví dụ: Đội marketing chạy chiến dịch quảng cáo, đội vận hành thiết lập điểm giao hàng, và đội bán hàng tập trung vào khách hàng mới.

3. Theo dõi (Tracking):
   Giai đoạn này diễn ra song song với thực hiện, nhằm đảm bảo bạn không đi lệch hướng.

   • Hoạt động: Tổ chức các buổi check-in định kỳ (hàng tuần hoặc hai tuần một lần) để cập nhật số liệu Key Results, thảo luận khó khăn, và điều chỉnh chiến thuật nếu cần.
   • Công cụ: Bảng tính, phần mềm OKRs như Base Goal hoặc Lattice, hoặc bảng trắng đơn giản.
   • Ví dụ: Vào tuần thứ 4, công ty nhận thấy chỉ đạt 3.000 khách hàng mới (15% mục tiêu). Họ quyết định tăng ngân sách quảng cáo để đẩy nhanh tiến độ.

4. Đánh giá và học hỏi (Review & Reflect):
   Cuối chu kỳ, bạn nhìn lại những gì đã đạt được, chấm điểm OKRs, và rút ra bài học cho chu kỳ sau.

   • Hoạt động: Chấm điểm Key Results (thang 0-1, với 0.7 thường là mức thành công lý tưởng), thảo luận thành công và thất bại, lập kế hoạch cho chu kỳ tiếp theo.
   • Thời gian: 1-2 tuần cuối hoặc ngay sau chu kỳ.
   • Ví dụ: Công ty đạt 8 tỷ đồng doanh thu (0.8/1), mở 4 điểm giao hàng (0.8/1), và thu hút 18.000 khách hàng (0.9/1). Họ nhận ra cần cải thiện logistics để đạt 100% mục tiêu trong tương lai.

Chu kỳ OKRs trong thực tế

Hãy xem cách Google áp dụng chu kỳ OKRs:

• Hàng năm: Đặt mục tiêu chiến lược như "Duy trì vị thế dẫn đầu trong tìm kiếm toàn cầu."
• Hàng quý: Chia nhỏ thành các OKRs cụ thể, ví dụ:
  • Objective: "Cải thiện tốc độ tìm kiếm."
  • Key Results:
    • "Giảm thời gian phản hồi truy vấn xuống dưới 0,4 giây."
    • "Tăng tỷ lệ người dùng hài lòng lên 99%."
• Hàng tuần: Các đội kỹ thuật họp để kiểm tra tiến độ, điều chỉnh thuật toán nếu cần.

Trong bối cảnh Việt Nam, một doanh nghiệp nhỏ như cửa hàng cà phê có thể áp dụng:

• Chu kỳ quý:
  • Objective: "Mở rộng thương hiệu tại địa phương."
  • Key Results:
    • "Mở 2 chi nhánh mới."
    • "Tăng doanh thu lên 20%."
    • "Đạt 1.000 lượt đánh giá tích cực trên mạng xã hội."
• Check-in hàng tuần: Kiểm tra số lượng khách hàng đến chi nhánh mới và điều chỉnh chiến lược marketing nếu cần.

Tại sao chu kỳ quan trọng?

Chu kỳ OKRs mang lại ba lợi ích chính:

1. Tính kỷ luật: Thời gian cố định buộc bạn phải hành động nhanh chóng và không trì hoãn.
2. Tính linh hoạt: Nếu một mục tiêu không còn phù hợp (do thị trường thay đổi, ví dụ), bạn có thể điều chỉnh ở chu kỳ sau mà không bị ràng buộc mãi mãi.
3. Tính cải tiến: Mỗi chu kỳ là cơ hội để học hỏi và làm tốt hơn lần trước.

Thách thức và giải pháp trong quản lý chu kỳ

• Thách thức 1: Quên theo dõi giữa chu kỳ.
  • Giải pháp: Đặt lịch check-in cố định và giao trách nhiệm cho một người quản lý tiến độ.
• Thách thức 2: Chu kỳ quá dài hoặc quá ngắn.
  • Giải pháp: Doanh nghiệp lớn thường chọn chu kỳ quý (3 tháng), trong khi startup có thể thử chu kỳ 6 tuần để linh hoạt hơn.
• Thách thức 3: Không rút kinh nghiệm từ chu kỳ trước.
  • Giải pháp: Dành thời gian họp đánh giá nghiêm túc, ghi chép bài học để áp dụng cho lần sau.

Mẹo để tận dụng chu kỳ OKRs

• Bắt đầu nhỏ: Nếu bạn mới dùng OKRs, hãy thử chu kỳ 1 tháng cho một đội nhóm trước khi mở rộng.
• Giữ nhất quán: Duy trì nhịp điệu check-in đều đặn để tạo thói quen.
• Kỷ niệm thành công: Cuối chu kỳ, hãy tổ chức một buổi nhỏ để công nhận nỗ lực của đội, dù đạt 100% hay không.

Chu kỳ OKRs trong bối cảnh Việt Nam

Tại Việt Nam, nơi nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa quen với quản trị mục tiêu, chu kỳ OKRs có thể đơn giản hóa bằng cách:

• Dùng chu kỳ ngắn (6-8 tuần) để thử nghiệm.
• Tập trung vào 1-2 OKRs thay vì quá nhiều mục tiêu cùng lúc.
• Kết hợp với các ngày lễ lớn (Tết, Quốc khánh) để lập kế hoạch phù hợp với thị trường.

Kết luận

Chu kỳ OKRs là xương sống của phương pháp này, giúp bạn biến những mục tiêu lớn lao thành kết quả cụ thể qua từng bước nhỏ. Bằng cách lập kế hoạch cẩn thận, thực hiện quyết liệt, theo dõi chặt chẽ và đánh giá thường xuyên, bạn sẽ thấy OKRs không chỉ là một công cụ, mà là một thói quen quản trị hiệu quả. Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ học cách viết OKRs sao cho rõ ràng và truyền cảm hứng để tận dụng tối đa chu kỳ này.